Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Šabloni i predlošci radne sveske i radnog lista

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Možda nije očigledno u prvom momentu, ali Excel vam dopušta mnoge opcije da unapred pripremite polazne sadržaje u svom svakodnevnom radu. Malim ulaganjem vremena u pripremu, na duge staze se ovako postiže bolja produktivnost...

U redovnom radu u Excelu, na različite možete načine postići usaglašavanje izgleda sadržaja. To bi mogla da postane praksa koja asocira na urednost, ali ima i funkciju veće produktivnosti i kasnijeg lakšeg snalaženja; uspostavljanje radnih standarda vodi boljem kvalitetu poslovanja.

Klasična tehnika usaglašavanja tipskih dokumenata je priprema šablona. Pripremite sadržaj radnog lista ili radne sveske u obliku i strukturi koja odgovara nekom poslu, pa je snimite tako što ćete u dijalogu Save As u listi Save as Type odabrati stavku Template (*.xlt). Excel će vas automatski uputiti u folder za šablone, koji u zavisnosti od operativnog sistema i vašeg korisničkog profila može da se nađe na raznim mestima (pogledajte putanju u listi foldera na vrhu dijaloga Save As).

Pripremljeni šablon ćete otvoriti kao novu radnu svesku komandom u meniju File/New (nemojte koristiti toolbar taster New, jer taj otvara samo praznu radnu svesku; o tome malo kasnije). U ranijim verzijama Excela pojaviće se dijalog New u kome birate šablon, a u Excelu 2002 se otvara Task Pane po imenu New Workbook, gde ćete u grupi New from Template odabrati link General Templates. Uostalom, u bilo kojoj verziji paketa Microsoft Office možete u glavnom meniju Start Windowsa otvoriti dijalog New Office Document i pronaći svoj šablon među ponuđenima.

Druga je priča na snazi ako želite da napravite predložak za redovnu upotrebu Excela, takav da svaka radna sveska bude zasnovana na istim početnim vrednostima. Nešto malo od tih podešavanja možete odabrati u dijalogu Tools/Options/General, gde možete definisati tek početni broj radnih listova i podrazumevani font. Koliko ćete više od toga učiniti, zavisi od polaznog materijala koji želite da se nađe u radnoj svesci. Ukoliko su to makroi koje ste proizveli u svoje redovne komande radnih operacija, možda je najbolje da ih čuvate u zajedničkoj biblioteci makroa (Personal Macro Workbook).

Detaljnu raspravu o primeni ove datoteke pročitajte u posebnom prilogu.
 

Drugi pristup je priprema inicijalnog sadržaja sa preciznim uređenjem radne sveske; na primer, možete definisati neko zaglavlje na jednom radnom listu, poseban font na drugom, definisati posebna imena radnih listova i obojiti njihove jezičke (počev od Excela 2002), podesiti posebne parametre štampe... Sve te posebnosti u odnosu na "potpuno praznu" radnu svesku treba da sačuvate kao šablon pod imenom BOOK.XLT. Tu datoteku treba da snimite u folderu XLStart u svom korisničkom profilu ili - ako je snimite na drugom mestu - da je prenesete tamo. Tačnu lokaciju foldera možete potražiti Windowsovom funkcijom Search (ranije Find) na svom disku. Recimo, u Windowsu 2000/XP, taj folder je dobro zavučen:

C:\Documents and Settings\<ime_korisnika>\Application Data\Microsoft\Excel\Xlstart

Posledica ovakve pripreme je očigledna: svaki put kada otvorite Excel ili kliknete na taster New, nova radna sveska će biti zasnovana na tom predlošku.

Sasvim slično možete učiniti i za pripremu predloška novog radnog lista (komanda Insert/Worksheet). Formirajte radnu svesku koja se sastoji od samo jednog lista, dodajte eventualna posebna podešavanja i radnu svesku potom snimite kao šablon pod imenom SHEET.XLT u folderu XLStart.

NAPOMENA
Očigledan primer celishodne upotrebe tehnike predložaka radne sveske ćete pronaći u prilogu o stilovima u radnoj svesci.