Škola Accessa
predavač: Branislav Mihaljev

Čas 2 - Pokretanje programa, pripremne radnje, kreiranje prve tabele

Microsoft Access se pokreće kao i svaki drugi program u Windowsu - klikom (odnosno dvoklikom) na ikonu programa.

Posle pozdravnog ekrana aplikacije, pojavljuje se ekran na kome možete birati jednu od tri opcije: kreirati novu bazu (Blank database), iskoristiti jedan od čarobnjaka za automatizovano kreiranje baze biranjem jednog od predefinisanih tipova baza (Access database wizards, pages, and projects) ili otvoriti već postojeću bazu (Open an existing file).

Pošto kreiramo novu aplikaciju, biramo prvu opciju Blank database.

Posle klika na OK, sledi prvo iznenađenje - program traži da snimimo datoteku, iako još ništa nismo radili! Kod programa za rad sa bazama podataka integritet podataka je na prvom mestu. To znači da svaki podatak koji unesete, izmenite ili obrišete trenutno zapisuje na disk, a naredba Save pri tom nema isto značenje kao u drugim programima. Aktiviranjem naredbe Save snima se oblik prozora u kome radite, a ne sami podaci! Otuda zahtev za snimanjem datoteke ne predstavlja iznenađenje, već razumnu pojavu.

Ime datoteke će biti Biblioteka, a direktorijum u kojem je snimamo neka bude proizvoljan - a najbolje namenski, kreiran upravo za našu bazu.

Posle kreiranja datoteke, pojavljuje se prozor baze (u statusnoj liniji prozora će pisati Biblioteka: Database) sa komponentama nabrojanim u prvom času (Tables, Queries, Forms, Reports, Macros i Modules).

Kreiranje baze počinje od kreiranja tabela i stoga polazimo logičnim redosledom.

Planiranje osnove

Izgradnja kuće počiva od temelja. Izgradnje baze počinje od osmišljavanja tabela i njihovog povezivanja. Za kreiranje programa Biblioteka za početak ćemo osmotriti celine - podatke koje treba grupisati u zasebnim tabelama. Svaka biblioteka ima svoje čitaoce. Prva tabela će se stoga zvati Čitaoci. Sama biblioteka ima svoje podatke kao što su adresa, telefon, ime direktora i slično. Druga tabela će se zvati Biblioteka. Sama biblioteka ne bi bila to što jeste da nema knjiga. Za knjige je karakterističan inventarni broj, naslov knjige, autor itd. Treća tabela će se shodno tome zvati Knjige. Interakcija između biblioteke i čitalaca se ogleda u izdavanju i vraćanju knjiga i plaćanju članarine. Četvrtu tabelu ćemo kreirati iz aktivnosti interakcije biblioteke i čitalaca (četvrta tabela - Poslovanje), a zapis o članarini ćemo ipak čuvati u tabeli Čitaoci.

Zašto zasebne tabele? Jednostavno - zbog izbegavanja dupliranja podataka. Podaci kao što su telefon, adresa, ime i prezime, datum uplate članarine za čitaoca su jedinstveni i ne postoji niti jedan razlog da se oni ponavljaju. Ako bi pak kreirali samo jednu tabelu, u nju bi morali da unosimo ime i prezime čitaoca (njegovu adresu, broj telefona, datum plaćanja članarine...) i naslov knjige za svako izdavanje i vraćanje (sa njegovim autorom, godinom izdanja, izdavačem...), te bi ovim nepotrebno duplirali podatke. Još gore: veoma su moguće greške u kucanju - nikad ne bismo bili načisto koliko je knjiga koji čitalac pročitao, odnosno koliko knjiga uopšte postoji u biblioteci.

Tabeli Čitaoci ćemo na kraju pridružiti i univerzalni identifikacioni broj, broj koji će se upisivati u tabelu Poslovanje. Sem toga, tabeli knjige ćemo pridružiti takođe nezavisan univerzalni identifikacioni broj, nalik ono što smo ranijih godina viđali po bibliotekama - inventarni broj. Operatoru u biblioteci je mnogo lakše da na vašu karticu upiše broj knjige koju ste uzeli, umesto da piše pun naslov knjige.

Planiranje tabela

Pošto smo stvorili sliku o potrebnom broju tabela i njihovoj nameni, možemo preći na sledeći korak - definisanje tabela. Broj tabela smo već utvrdili i on iznosi četiri (Čitaoci, Biblioteka, Knjige i Poslovanje). Za svaku tabelu valja definisati polja i adekvatne tipove podataka koji se mogu u njih unositi:

Tabela 'Čitaoci'

Naziv polja	Tip polja	Podvrsta / veličina polja	Komentar
ID_Citalac	Number	Integer (*)
Prezime_Ime	Text	35	u isto polje upisujemo i ime i prezime
Adresa	Text	30	broj karaktera je restriktivno postavljen, ovo se kasnije može povećati po potrebi; uključuje naziv ulice i broj kuće
Mesto	Text	30	uključuje poštanski broj i naziv mesta
Telefon	Text	15	tip je tekst zbog interpunkcije formata xxx / AAA-BBBB
Dat_rodj	Date	Short Date (**)	potrebno za statističku obradu starosne strukture čitalaca
Dat_upisa	Date	Short Date	takođe potrebno za statističku obradu
Dat_clan	Date	Short Date	datum plaćanja članarine; potreban za uvid u finansijsko poslovanje i obaveštavanje čitalaca o isteku članarine
Napomena	Memo	(***)

(*) Integer je tip polja Number koji omogućava upis brojeva od -32.767 do 32.767 a kako identifikacioni broj ne može ići u minus smatramo tip polja 0 do 32.767; ako će biti više čitalaca od tog broja, stavljamo tip Long Integer za brojeve od 0 do 2.147.483.648
(**) Short Date predstavlja prikaz datuma u obliku dd/mm/yy
(***) Memo je tip polja koji ne uzima fiksnu memoriju već zavisi od broja ukucanih karaktera

Tabela 'Knjige'

Naziv polja	Tip polja	Podvrsta / veličina polja	Komentar
ID_Knjiga	Number	Long Integer	Biće mnogo knjiga, treba nam više od 32.767
Autor	Text	30
Naslov	Text	40
Izdavac	Text	30
God_Izd	Date	yyyy	format godine sa četiri cifre
Zanr	Text	1	usvojićemo oznake kao: f - fantastka, p - poezija i sl.
Status	Text	1	konvencija: r - raspoloziva, n - nije vraćena z - nije za izdavanje...

Tabela 'Biblioteka'

Naziv polja	Tip polja	Podvrsta / veličina polja	Komentar
Naziv	Text	50
Adresa	Text	40
Mesto	Text	35
Telefon	Text	15
Direktor	Text	30

Tabela 'Poslovanje'

Naziv polja	Tip polja	Podvrsta / veličina polja	Komentar
ID_Zapis	Autonumber
ID_Citalac	Number	Integer
ID_Knjiga	Number	Long Integer
Dat_izd	Date	Short Date	datum izdavanja
Dat_vr	Date	Short Date	datum vraćanja

Rezime časa 2

Ovim smo definisali tabele i tipove podataka. Mesta za reorganizaciju ima još uvek, na primer možemo kreirati tabelu izdavača, izdvojiti ih u zasebnu tabelu i njih povezati u tabelu knjiga preko šifre izdavača. Takođe možemo kreirati zasebnu tabelu mesta i u nju upisati sva moguća okolna mesta iz kojih se mogu pojavljivati čitaoci. Ove dve tabele namerno nećemo kreirati kako biste stekli uvid u prednost odvajanja srodnih podataka u zasebne tabele.

Na sledećem času ćemo "zasukati" rukave i krenuti na posao kreiranja tabela.

Čas 3 - Kreiranje tabele (nastavak)