Microsoft Office Word
uređuje Dragan Grbić

Ukroćeni indeksi

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Da li ste ikada pravili indeks pojmova na kraju nekog većeg dokumenta? Verovatno znate o čemu je reč: to je dragocena referenca u udžbenicima, enciklopedijama i sličnim publikacijama. Na kraju svake stručne knjige ili priručnika, naći ćete abecedni spisak ključnih pojmova sa obeležjem prve stranice na kojoj se pojam pominje (ponekad je obeleženo i više stranica). Iako Word nije program koji je namenjen izdavaštvu, uz današnje mogućnosti preloma i sve jeftinije štampače koji mogu da obrnu papir, postaje dostupna opcija da tako pripremite i odštampate neke priručnike za internu upotrebu u firmi. Međutim, ako imate iole iskustva u takvim zahvatima, onda znate koliko je to mučan posao. Najpre je potrebno obeležiti buduće odrednice indeksa, a tek onda sledi formiranje, što je lak posao, pod uslovom da ste predradnje izveli kako valja.

Reference indeksa se obeležavaju u dijalogu Mark Index Entry (Označavanje stavke indeksa), koji se otvara sa Alt+Shift+X ili klikom na Mark Entry (Označi stavku) u dijalogu Insert / Reference / Index and Tables (Umetanje / Referenca / Indeks i tabele). Odabrana reč se označava klikom na Mark (Označi), a sve njene pojave u tekstu automatski se obeležavaju klikom na Mark All (Označi sve); dijalog će ostati otvoren tokom višestrukog označavanja. Moguće je definisati i referencu na drugi pojam u indeksu (u listi je on posle obično označen u obliku "kompjuter vidi računar") i hijerarhiju složenih pojmova. Referenca se obeležava kao skriveno polje (ključna reč polja je XE), koje se može videti samo ako se u dokumentu uključi vidljivost skrivenog teksta (Tools / Options / View / Hidden text, tj. Alatke / Opcija / Prikaz / Skriveni tekst). Prilikom unosa, automatski će se uključiti i vidljivost specijalnih znakova u tekstu.

Kada obeležite sve odrednice, indeks ćete formirati kao posebnu sekciju na kraju dokumenta, kontrolišući detalje oblika u glavnom dijalogu; na kraju samo pritisnite OK i formiraćete indeks kao posebno, veliko polje koje možete osvežavati pritiskom na F9.

A kada je reč o indeksiranju teksta na srpskom jeziku, onda tu postoji jedan vrlo ozbiljan problem: šta učiniti sa padežnim promenama? Svakako, odrednica u indeksu treba da bude u nominativu... Postoji jedan vrlo efikasan način da to rešite! Štaviše, reč je o tehnici koja u svakom slučaju olakšava pripremu i, što je još važnije, kontrolu sadržaja indeksa i ja vam preporučujem da uvek tako radite, pa makar to bio i indeks manjeg obima. To je tehnika spoljnog registra indeksa, koji nije ništa drugo nego tabela u posebnom Word dokumentu. Registar indeksa možete čuvati i prerađivati kad god nađete za shodno, a možete ga koristiti i više puta.

Suština registra je u formiranju parova: jedan član je pojava reči u matičnom dokumentu, a drugi je precizna odrednica u budućem indeksu. Zato tabela treba da sadrži dve kolone. Biće najbolje da paralelno držite otvorenim matični dokument i registar, pa da ključne reči prenosite u tabelu. Svaku ključnu reč napišite malim slovima (osim ako je to neko ime), a zatim u sledećim redovima tabele napišite sve relevantne padežne promene. Onda u desnu kolonu unesite nominativ te reči. Recimo da obrađujete reč miš: parovi će biti miš-miš, miša-miš, mišu-miš i mišem-miš. Ponovite ovaj postupak za sve prikupljene reči. Imate mogućnost i da grupišete stavke u indeksu: recimo, glavna stavka hardver može da sadrži podređene stavke disk, miš, monitor, procesor, ... Da biste izveli takvo grupisanje, desna ćelija u paru treba da bude u obliku hardver:disk, hardver:miš, ... Naravno, takođe važi da za svaku padežnu promenu morate formirati novi par u tabeli registra.

Kada završite popisivanje odrednica u registru pojmova, sačuvajte datoteku i zatvorite je. Napokon, postavite pokazivač na kraj dokumenta, idite u glavni dijalog za umetanje indeksa, odaberite željeni oblik, a zatim pozovite datoteku registra klikom na dugme AutoMark (Automatski označi). Potvrdite izbor datoteke, pa klikom na OK konačno formirajte indeks koji će najzad zadovoljiti kriterijume izmena reči na našem jeziku.