Microsoft Office Word
uređuje Dragan Grbić

Zajednički predložak za više korisnika

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Koliko puta sam vam skretao pažnju na značaj predložaka (ili šablona, engl. templates) u Wordu? U mrežnom okruženju imate više mogućnosti. Recimo, kako bi bilo da zajedničke predloške održavate na jednom mestu i tako obezbedite konzistentan oblik dokumenata u firmi?

Osim glavnog predloška Normal.DOT, koji je uvek podrazumevan kao mesto koje čuva sve osnovne stilove, definicije metrike i makroe, možete uvesti kolekciju svojih predložaka za razne namenske poslove. Priprema namenskog predloška je jednostavna: u nekom dokumentu definišite sve posebne opcije i sadržaje, pa prilikom čuvanja u dijalogu Save As (Sačuvaj kao) u padajućoj listi Save as type (Sačuvaj kao tip) odaberite tip Document Template (Predložak dokumenta, *.dot). Ako je potrebno da posebno upravljate sadržajem svih definicija u namenskom predlošku, razmenjujući neke elemente sa drugim predlošcima, poslužite se dijalogom koji ćete otvoriti kada u dijalogu Tools / Templates and Add-Ins (Alatke / Predlošci i programski dodaci) kliknete na dugme Organizer (Organizator).

Pošto namenski predlošci predstavljaju optimalan način za uvođenje reda među dokumente, vrlo je poželjno da neke od njih promovišete među svim korisnicima u firmi.
 

Trivijalni način primene istog predloška jeste da prosledite DOT datoteku svakome, uz opis kako da angažuju predložak. Ali, ovde postoje najmanje dva tehnička problema. Prvo, iako se predložak može koristiti sa bilo kog mesta na disku, urednost nalaže da se on nađe na predviđenom mestu, što ćete teško objasniti manje umešnim kolegama. Drugi problem je još ozbiljniji: ako izmenite nešto u predlošku, predstoji vam potreba da ga ponovo distribuirate na isti način; po prvom Marfijevom zakonu, to će rezultovati metežom u verzijama predloška u opticaju.

Rešenje problema je da iskoristite zajednički prostor u mreži, negde na disku servera, gde svi korisnici imaju definisano barem pravo čitanja. I ovo će podrazumevati pripremu korisnika, ali ona je ipak jednokratna, a u budućnosti možete biti sigurni da će svi sigurno koristiti isti, valjan predložak.

Pretpostavimo da ste pripremili mesto za zajedničke predloške na adresi \\server\predlošci\; postavite predložak na to mesto. Još bolje, tu napravite novu fasciklu po imenu \Firma\, pa neka to bude buduće mesto za sve deljene predloške za Word. Nakon ove pripreme, svim korisnicima prosledite sledeće uputstvo: treba otvoriti dijalog Tools / Options / File Locations (Alatke / Opcije / Lokacije datoteka). U glavnom oknu, u kome se nalazi spisak lokacija, treba dvaput kliknuti na stavku Workgroup templates (Predlošci radne grupe), pa kad se otvori dijalog za izmenu lokacije, treba upisati ili navigacijom doći tačno do fascikle \\server\predlošci\. Ako na jednom računaru postoji više lokalnih profila, ovo je potrebno ponoviti za svaki od njih.

To je sve: nakon potvrde ovih podešavanja, sledi izbor novog predloška iz dijaloga File / New (Datoteka / Novi dokument) i opcije On my computer (Na mom računaru) u oknu zadataka. Otvoriće se dijalog za izbor: ako je predložak zadržan u matičnom folderu na serveru, naći će se u grupi General (Opšti predlošci). Ako ste napravili podređenu fasciklu po preporuci koju sam vam dao, uočićete novu karticu Firma, u kojoj će biti grupisani vaši službeni predlošci.