Microsoft Office Word
uređuje Dragan Grbić

Opcije skrivanja sadržaja

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Spremili ste uredno zaglavlje u šablonu službenog dokumenta, a onda ste počeli da koristite štampane memorandume za štampanje dopisa. Nemojte brisati to zaglavlje, jer ćete možda slati dokumente e-poštom! Napravite varijaciju uz pomoć saveta koji vam dajemo u ovom prilogu.

Jedan kolega na Sezamu je pitao za savet koji bi mu pomogao u sasvim praktičnoj prilici. Naime, u svojoj kolekciji Wordovih šablona za poslovnu korespondenciju, nalaze se i oni u kojima je uredno izvedeno zaglavlje sa logotipom i matičnim podacima o firmi. Ništa neobično: mogućnosti Worda na tom polju su vrlo dobre; poseban trik je da se sadržaj memoranduma stavi kao deo zaglavlja (header), jer je tako bolje zaštićen od nehotičnih izmena.

Međutim, da bi se u firmi smanjili troškovi štampanja, naručeni su odštampani memorandumi koji takođe prolaze kroz štampač. Dakle, u tako štampanim dokumentima nije potrebno da postoji definisano zaglavlje. Međutim, dokumenti se ponekad ne štampaju, nego se šalju e-poštom, pa stari princip pripreme poslovnog pisma ipak opstaje. Znači li to da sada isti šablon treba da postoji u varijantama sa i bez spremljenog memoranduma? To baš nije zgodno: možda je poslovno pismo ranije spremljeno, a ne zna se unapred kako će biti upućeno; naknadne i pojedinačne promene sadržaja ne predstavljaju baš dobar način za efikasan rad.

Može li Word pomoći na neki način?

Odgovor je, naravno, potvrdan. Istini za volju, rešenje je nekonvencionalno spram prilike, ali nema loših puteva za dobro rešenje. Treba preurediti šablon: jednostavno, obeležite kompletan sadržaj zaglavlja, i tekst i slike, pa otvorite dijalog Format / Font i uključite osobinu Hidden!

Zvuči pomalo blesavo menjati atribut fonta slici, ali kad se može, zašto da ne! Pre čuvanja šablona, valja još samo pravilno podesiti dva podešavanja za tretman skrivenog sadržaja. U dijalogu Tools / Options / Print isključite stavku Hidden text. Pređite i na karticu View istog dijaloga: neka istoimena opcija bude uključena; sada možete sačuvati šablon. Skriveni tekst je podvučen tačkicama, što se vidi samo na ekranu i ne smeta previše.

Poenta celog ovog zahvata se nalazi tek u proceduri štampanja, jer snimljeni dokument i dalje sadrži sve vidljive elemente: kada zadate direktnu komandu Print klikom na dugme u traci alatki, na štampač će se uputiti samo sadržaj bez sadržaja memoranduma. Ukoliko ikada zatreba da odštampate dokument na običnom belom papiru, otvorite puni dijalog File / Print (CTRL+P), kliknite na dugme Options, pa uključite polje za potvrdu Hidden Text.

Postoji još jedna, sasvim slična metoda opcije sakrivanja sadržaja memoranduma, ali ima jedan nedostatak: ne možete ga koristiti ako u unutrašnjem sadržaju dokumenta koristite razne namenske okvire.
 

Naime, neki veštiji kreatori šablona u Wordu često pribegavaju postavljanju tekstualnih okvira (Text Box) u kojima se nalazi celokupan sadržaj zaglavlja ili podnožja. Prednost ove tehnike je u tome što položaj okvira može da bude proizvoljan, a zaštićen: ako je okvir deo zaglavlja, nema nikakvih problema da se zapravo nalazi bilo gde na stranici, recimo u bočnoj margini, pa čak i na sred stranice (nekad davno, ovako smo rešavali postavljanje "vodenog žiga"). Da bi cela priča o variranju štampanja memoranduma u ovom slučaju ostala u igri, treba promeniti mehanizam sakrivanja. Nema potrebe da menjate atribute fonta kao pre, nego pre štampanja isključite polje za potvrdu Drawing Objects u opcijama štampanja.