Microsoft Office Word
uređuje Dragan Grbić

Načini prenosa Excelove tabele u dokument Worda

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Povezivanje podataka između dva programa je uobičajena tehnika u Windowsu. Ipak, treba da obratite pažnju na varijante veze. To je pogotovo izraženo u Officeu XP, gde postoje dodatne varijante prenosa. Srećom, tu je Smart Tag kao prikladna pomoć...

Sistem alatki Smart Tags (pametne oznake) daje vam dobre mogućnosti kada je potrebno da iskopirate neki sadržaj iz Excela 2002 u Word 2002. Postoji nekoliko varijanti odabira načina interpretacije ciljnog sadržaja, a on zavisi od toga da li želite da očuvate vezu između izvorne tabele i ciljnog dokumenta ili ne, kao i to da izaberete kakvo uređenje izgleda ćete primeniti. Smart Tag ovde služi da na najbrži mogući način odaberete oblik ciljnog bloka.

Posao je veoma lak: najpre otvorite oba dokumenta. Ako su to novi dokumenti, snimite ih prvi put. Označite mišem blok u radnoj svesci i sa CTRL+C ga označite za kopiranje; potom pređite u Word dokument i sa CTRL+V ga postavite na željeno mesto (ne vucite blok mišem; o tome ćemo govoriti nešto kasnije). Odmah će se pojaviti Smart Tag u donjem desnom uglu tabele. Otvorite ga i videćete nekoliko isključivih opcija:

• Keep Source Formatting znači kopiranje prostih podataka u izvornom obliku uređenja;
   
• Match Destination Table Style je prosti prenos podataka bez prenosa polazne grafičke interpretacije;
   
• Keep Text Only je prenos koji se ne završava tabelom, nego prostim redovima teksta, gde se sadržaj polaznih ćelija razdvaja znakom tabulacije (prikladno za pripremu "prirodne" Wordove tabulirane liste)

Dva podešavanja su posebno interesantna sa stanovišta automatizacije dokumenata, jer očuvaju vezu sa polaznim dokumentom (zato je bilo poželjno prvi put snimiti novu radnu svesku):

• Keep Source Formatting and Link to Excel pravi posebno polje koje održava vezu sa radnom sveskom uz očuvanje polaznog formatiranja tabele;
   
• Match Destination Table Style and Link to Excel takođe održava vezu sa izvornom tabelom, ali bez prenetog formata tabele.

U ova dva slučaja, kada se veza uspostavi, nije bitno da polazna radna sveska bude otvorena. Prilikom otvaranja ciljnog dokumenta, biće prepoznata veza i biće zatražena dozvola da se podaci osveže, što u opštem slučaju treba da prihvatite. Ako se ukaže potreba da češće osvežavate povezanu tabelu u toku rada, desnim klikom nad njom otvorite kontekstni meni, pa pozovite komandu Update Link; možete i označiti tabelu ili ceo dokument (CTRL+A), pa pritisnuti F9 (Update Fields). Ako su oba dokumenta istovremeno otvorena na istom računaru, podrazumevano stanje je da će promena u polaznoj tabeli odmah izazvati promenu u ciljnom dokumentu. A ako se ukaže potreba da otvorite polaznu tabelu na istom računaru, najbrže je da u kontekstnom meniju tabele u grupi Linked Worksheet Object odaberete opcije Edit Link ili Open Link, nakon čega će se polazna radna sveska otvoriti, a preneta tabela će odmah biti označena.

Sasvim druga priča se dešava ako polaznu tabelu označite, pa je prevučete mišem i ispustite na odabrano mesto u ciljnom dokumentu. Tada se formira puna OLE veza, jer duplim klikom na tabelu otvaraju se kontrole Excela unutar Worda i tabelu uređujete kao da ste u Excelu. Ako treba da promenite dimenzije tako prenete tabele, pre izlaska iz objekta (što ćete posle uraditi prostim klikom van područja tabele) promenite dimenzije okna tako da se vide sve potrebne ćelije.

Samo jedno malo upozorenje: kada formirate OLE vezu, prilikom povlačenja bloka iz Excela u Word koristite desni, a ne levi taster miša; levim tasterom ćete izazvati premeštanje bloka, dok vam se prenošenjem desnim tasterom otvara kontekstni meni u kome birate da li želite premeštanje bloka, njegovo kopiranje ili pak formiranje prostog hiperlinka ka polaznoj tabeli.