Microsoft Office PowerPoint
uređuje Dragan Grbić

Više prezentacija u jednoj

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Nažalost, malo je onih koji intenzivno koriste PowerPoint, a pokušavaju da upotrebe njegove mnoge mogućnosti. Početkom leta sam prisustvovao jednom predavanju na kome se predavač mučio da ukroti svoju prezentaciju. Šteta, jer reč je o marketing menadžeru jedne firme i baš bi on trebalo da zna da program koji verovatno mnogo koristi nudi opciju za uvođenje mnogo urednijeg toka prezentacije.

Naime, ako ste u prilici da više puta držite predavanje na istu temu, može se desiti da vam treba skraćena ili modifikovana verzija istog sadržaja, kako biste prezentaciju prilagodili vremenu ili posebnoj publici. Najgore rešenje je da u istu prezentaciju nagurate sve moguće opcije, pa da onda usred predavanja preskačete slajdove, narušavajući koncentraciju svog izlaganja; to, otprilike, izgleda kao kada biste držali "kupus od papira" u rukama i pokušali da ga složite dok vas drugi posmatraju i slušaju. Ako planirate da izbegnete takvu sliku, verovatno ćete pomisliti da je najbolje da iskopirate prezentaciju pod drugim imenom, pa da na kopiji napravite sve potrebne izmene. I to je bolje rešenje, ali postaje malo nezgodno ako vam je potrebno više od dve verzije. Baš zbog takvih situacija, postoji nekoliko načina da napravite više verzija prezentacije u istoj datoteci, a da različita predavanja izvedete sa ili bez izvesnih modifikacija koje morate izvesti neposredno pre emitovanja.

Pretpostavimo da nekom auditorijumu ne želite da prikažete nekoliko slajdova: najlakše je da odabrane slajdove privremeno sakrijete. Pređite u pogled Slide Sorter, označite sve te slajdove, a zatim u kontekstnom meniju ili u toolbaru primenite komandu Hide Slide. To je sve: tokom emitovanja, ti slajdovi se neće videti. U Slide Sorteru ćete videti koso precrtan redni broj slajda, što je indikator da je on sakriven. Ako, recimo, želite da jedna grupa u određenom delu predavanja vidi jednu verziju slajda, a druga drugu, nemojte zbog toga praviti izmene na prečac. Napravite kopiju slajda (Duplicate, prečica CTRL+D), na jednom od njih napravite potrebne izmene, pa sakrijte trenutno nepotrebnu verziju; pre sledećeg predavanja samo sakrijte prvu, pa otkrijte drugu verziju i prezentacija je spremna! Opet, ako želite da jako skratite prezentaciju zbog kraćeg predavanja, nema smisla da npr. od 30 slajdova sakrijete 15; tada bi zaista bilo bolje da napravite kopiju prezentacije i pobrišete višak.

Međutim, sve ove situacije u sebi kriju problem potrebe za proverom stanja slajdova, a neposredno pre predavanja možda nećete imati vremena da napravite potrebne izmene, pa se problem vraća na početak. Ako ste već stekli iskustvo mogućih varijanti vaših predavanja, možete napraviti jedan ili više scenarija za posebno emitovanje, a koje će biti zabeleženo u istoj datoteci. Otvorite dijalog Slide Show / Custom Shows, pa u istoimenom dijalogu kliknite na New. Otvoriće se dijalog Define Custom Show, gde ćete utvrditi izbor i redosled slajdova posebnog emitovanja. Najpre dajte prikladno ime toj verziji, a potom u levom oknu označite željene slajdove i prenesite ih u desno okno klikom na Add; to možete učiniti sa više slajdova odjednom, označavajući od prvog do poslednjeg željenog držeći SHIFT, ili ako nisu uzastopni držeći CTRL. Suvišne slajdove možete odbaciti tasterom Remove. Definisani scenario možete menjati ako kliknete na Edit u dijalogu Custom Shows. Možete napraviti kopiju scenarija (Copy), pa je modifikovati u sličnu verziju; baš tako biste, recimo, mogli pripremiti dve verzije predavanja sa jednim različitim slajdom. Kada ste razvili postavke mogućih tokova predavanja, odabranu varijantu započeti kada u dijalogu Custom Shows kliknete na Show.