Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Kontakti i adresar

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Jedna stroga terminološka odrednica može da bude razlog što ne razumete funkcionisanje adresara u Outlooku: to nije isto što i fasckla sa kontaktima! Pogledajte kako ćete kontakte uvesti u adresar.

Možda vam se već desilo: kada ste pri pisanju nove e-poruke u Outlooku pokušali da izaberete neku adresu iz liste kontakata, dobili ste poruku da adresar nije na raspolaganju. Pritom ste se verovatno našli u čudu, jer ste odmah proverili svoje kontakte i utvrdili da se oni i dalje nalaze na svom mestu. Možda će vam zvučati čudno, ali ovo ponašanje je regularno! Potrebno je da razjasnimo jedan važan detalj o terminologiji i funkciji:

U opštem slučaju, lista kontakata nije isto što i adresar. Tek je potrebno da ih povežete u jednu celinu.
 

Za početak, desnim klikom na fasciklu Contacts pristupite kontekstnom meniju i otvorite dijalog Properties, pa na njemu pređite na karticu Outlook Address Book. Proverite da li je uključeno polje za potvrdu Show this folder as an e-mail Address Book (treba da bude). Da biste olakšali kasniji korak, u polju Name of the address book prepravite ime u Kontakti. Ako u svom Outlooku imate i posebne fascikle sa kontaktima, napravite istu proveru, dajući im posebna imena za adresar (npr. Privatni kontakti). Upamtite ovo podešavanje: ako u budućnosti budete pravili nove fascikle za kontakte, a želite da oni budu pristupačni kao deo adresara, moraćete uključiti ovu stavku.

Sada je potrebno da pristupite posebnom modulu adresara, izborom komande Tools / Address Book, prečicom Ctrl+Shift+B ili klikom na dugme u traci sa standardnim alatkama. Ako posle svih postavki nemate stavki u glavnom oknu, u padajućoj listi Show Names from odaberite stavku Kontakti i tog časa bi trebalo da dobijete spisak svih unetih kontakata; ako imate više fascikli sa kontaktima, ovde bi trebalo da zateknete sve one za koje ste definisali da se pridruže adresaru.

Ako je sve u redu, odmah u adresaru otvorite dijalog Tools / Options, pa u obe padajuće liste odaberite stavku Kontakti, kako bi to ubuduće bila podrazumevana lokacija adresara. Ako u oknu sa spiskom ugledate fantomsku stavku Contacts, izbrišite je klikom na Remove. A ako ne vidite sve fascikle sa kontaktima koje biste hteli da pridružite adresaru, to možete učiniti i ovde: kliknite na Add, pa u novom dijalogu izaberite novu listu i potvrdite izbor.

Odmah isprobajte kako veza funkcioniše: pozovite adresar ponovo ili kliknite na dugme To uz polje primaoca dok pišete novu poruku. Trebalo bi da sad i ubuduće sve bude u redu. Ako vam ikada opet program opet prijavi da nije povezao kontakte sa adresarom, najbolje je da opet odete u dijalog za definiciju kataloga i adresara, da izbrišete sve zatečene definicije i da postavite sve ponovo.

Brisanjem adresara nećete izbrisati i stavke liste kontakata, pa je operacija bezbedna: ova funkcija samo povezuje postojeće podatke sa aktivnim modulom adresara.