Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Kategorizujte stavke

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Skloni smo lošoj disciplini pri održavanju sadržaja koji pravimo u Officeu. To je čista šteta, jer dobici primenom dodatnih informacija su veći od gubitka vremena. Očigledan primer je kategorisanje svih stavki u Outlooku.

Jako se često pokaže da ulaganje samo malo vremena na dodavanje informacija o nekom Office dokumentu ili stavci u Outlooku može da bude od dobre koristi; nemojte omašiti u popuni "tehničkog kartona" pri prvom snimanju dokumenta u Wordu ili Excelu: držite uključeno Tools/Options/Save/Prompt for document properties u Wordu ili .../General/Prompt for workbook properties u Excelu.

Kategorije stavki u Outlooku vam mogu puno pomoći kod naknadnog pregleda arhive primljene pošte, pretrage u kalendaru, povezivanja konteksta zadatka (task) i neke druge stavke, itd. U kontekstnom meniju bilo koje stavke (desni klik na stavku) nalazi se opcija Categories u kojoj se nalazi dvadesetak kategorija; nema nikakvih problema da i sami napravite prikladne kategorije ili da izbacite nepotrebne, primenom podređene liste Master Category List. Jednoj odrednici možete dodeliti jednu ili više kategorija. Ako naknadno ubacujete kategorije ranije unetim stavkama Outlooka, možete ih označiti više odjednom tako što ćete držati taster SHIFT da označite susedne stavke (počev od prve označene, pa do poslednje na koju ćete kliknuti) ili ćete držati taster CTRL dok pojedinačno selektujete "razbacane" stavke.

Pretpostavimo da ste kategorizovali poštu u folderu Inbox, a da neke poruke imaju dodeljeno i više od jedne kategorije. Sada izvedite sledeće: otvorite dijalog View / Current View / Customize Current View, pa potom kliknite na Group By; sada u padajućoj listi Group items by odaberite Categories. Tog časa, u oknu sa stavkama pošte pojaviće se onoliko kaskadnih grupa koliko ste kategorija definisali, i pride jedna za nekategorisanu poštu. Obratite pažnju da će se poruka kojoj ste dodelili više kategorija pojaviti ponovo u grupi svake kategorije; tako ćete kasnije moći pratiti poruku u svakom kontekstu koji ste predvideli. Kategorija može biti i kriterijum za naprednu pretragu (Advanced Find); ono malo vremena koje utrošite na dodelu kategorije stavci Outlooka je više nego isplativo spram organizacije u koju možete uvesti podatke.