Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Počistite kalendar

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Održavanje urednosti sistema podrazumeva i brisanje zaostalih informacija u kalendaru Outlooka. Kako ćete najbrže pospremiti folder Calendar?

Nedavno sam nešto petljao po svom kalendaru u Outlooku, pa sam se "prepao" kad sam video da mi je ostalo par desetina zapisa još iz 1998. godine! To sam počistio, ali sam se kasnije zainteresovao kako bi bilo najlakše izvesti selektivno ili potpuno čišćenje stavki u kalendaru. Naravno, ima bar dva-tri načina da se stavka pronađe, proveri i obriše ako je potrebno, ali jedna od tih varijanti, za koju mislim da je optimalna, nije baš sasvim očigledna. Pokazaću vam kako da i vi počistite svoj kalendar; svakako, savetujem vam da činite to povremeno, ako baš, kao ja, nemate običaj da zastarelu stavku obrišete odmah. Dakako, govorim o situaciji koju mnogi izazivaju: isključili ste opciju AutoArchive u Outlooku...

Uđite u folder Calendar u Outlooku, pa totalno promenite pogled: otvorite meni View / Current View / By Category. Pošto tipujem da, kao ni ja, ne kategorišete svoje stavke u Outlooku (što je šteta; ali o tome drugi put), pojaviće se mreža sa samo jednim zatvorenim zaglavljem Categories: (none) (N items). Ako ima više kategorija zapisa, postojaće i više grupa zapisa. Klikom na plusić, pojaviće se lista svih stavki kategorije, a nju potom možete sortirati klikom na zaglavlje bilo koje kolone. Sada je lista sasvim pregledna, pa možete krenuti u veliko spremanje.

Verovatno znate i sami, ali ipak da vas upozorim: brisanje bilo koje stavke u Outlooku prolazi bez kontrolnog pitanja, a obrisana stavka se seli u interni folder Deleted Items, odakle se može povratiti ako zatreba. Obrisane stavke mogu ostati tamo "večito", a tek eksplicitnim brisanjem stavke u tom folderu, ona će biti zaista uklonjena. Možete naložiti programu da to učini umesto vas pri zatvaranju, tako što ćete otvoriti dijalog Tools / Options / Other, pa uključiti opciju Empty the Deleted Items folder upon exiting. Ako ste odjednom obrisali veliki broj stavki, ne zaboravite da presložite datoteku, kako biste je smanjili i ubrzali rad u Outlooku: otvorite okno View / Folder List, pa desnim klikom na Outlook today (Personal Folders) pristupite pozivu dijaloga Properties, i potom klikom na taster Advanced dođite do sledećeg prozora u kome ćete kliknuti na Compact Now.