Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Ubrzajte unos podataka

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Outlook ima alatku koje vam pomaže da ubrzate unos podataka u Contacts listi.

Došli ste sa nekog sajma, i sada želite da uredno unesete nove podatke sa vizit-karti u folder Contacts u Outlooku. Među vizit-kartama se nalazi i po više njih iz jedne firme: iskoristite jednu korisnu prečicu da brže unesete podatke. Nakon kompletnog unosa podataka o prvoj osobi iz iste firme, označite ga u spisku foldera Contacts, a potom odaberite komandu Actions / New Contact from Same Company. U obrascu za unos podataka o novoj osobi, podaci o firmi će odmah biti popunjeni istim sadržajem kao u prethodnom slogu i preostaje samo da unesete pojedinačne podatke.

Uzgred, skrećem vam pažnju na veoma korisno polje Categories, koje postoji u formularu Contacts u Outlooku, a koje se nepravedno malo koristi. Svakom skupu podataka o nekoj osobi možete dodeliti jedan ili više atributa iz liste koja će se otvoriti klikom na taster Categories; postoji i mogućnost da sami definišete proizvoljan broj kategorija, a potom da ih ravnopravno koristite sa ostalim. Ukoliko ste vremenom razvili upotrebu kategorija, kasnije možete da ih veoma efikasno koristite u pretragama, u pisanju cirkularnih pisama, prilikom formiranja štampanog imenika, itd.