Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Selekcija neobeleženih

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Jedno zanimljivo pitanje me je podsetilo na prethodni prilog, u kome sam po ko zna koji put skrenuo pažnju na potrebu da dobro osmislite organizaciju podataka na radnom listu pre nego što se upustite u angažovanje nekog analitičkog alata u Excelu. I evo, činim to ponovo, ovog puta na primeru iz prakse. Kolega opisuje svoj problem: u jednoj koloni se nalaze obeležja svih aktivnih klijenata; u drugoj koloni, popisana su obeležja onih klijenata koji ne posluju uredno. Pitanje je glasilo: kako je najlakše formirati spisak u trećoj koloni, gde bi se našla obeležja ostalih, "urednih" klijenata, tj. spisak svih onih koji nisu popisani u drugoj koloni.

Iskreno, ne znam odgovor na pitanje u uslovima ovako postavljenog problema. Pritom ne tvrdim i da je nemoguće, jer sam odavno naučio da pravi odgovor u takvim situacijama najčešće glasi "ne umem", a ne "ne može". Štaviše, do sada sam video toliko atipičnih rešenja problema u Excelu da smem paušalno da tvrdim da bi to bilo izvodljivo (ama, zaista ću jednom morati da vam prenesem onu najluđu ikad viđenu tehniku sortiranja u Excelu - uz pomoć formula!). Ali, to bi bilo rasipanje korisnog vremena, uz istovremeno odricanje od snažnih, a jednostavnih alata koje Excel nudi u prezentaciji, obradi i analizi ovakve vrste podataka.

Time što izdvajate podatke iz jedne kolone, pa pravite drugu i treću, ne postižete bogzna šta, jer dobijate nove skupove pasivnih podataka koje opet morate pešice da održavate. Bilo bi dovoljno da se zamislite šta je sve potrebno da uradite ako se promeni status nekog klijenta, kada novi bude dodat u prvu kolonu ili kada neki klijent postane neaktivan...

Daću vam drugu preporuku: preinačite polazne podatke.

Samo jednom, to će da vas košta nešto malo više vremena, a ubuduće ćete bilo kakvu obradu podataka meriti sekundama. Pored kolone sa svim klijentima organizujte još jednu kolonu pod imenom Status, pa onda za sve one koji su neuredni uvedite neko obeležje (dovoljna je zvezdica ili neki drugi, jedinstven znak). Štaviše, sad možemo da razmislimo i o tome šta nekog klijenta čini neurednim: da li je to možda kašnjenje u plaćanju? Ako je tako, neka druga kolona bude datum poslednjeg plaćanja, a u trećoj koloni ćemo razviti formule koje oduzimaju taj datum od današnjeg datuma (funkcija TODAY), pa ćete dobiti vrednosti koje su polazni kriterijum ocenjivanja. Sad možete upotrebiti uslovno oblikovanje da upadljivo obeležite ćelije sa podacima koji znače neurednog klijenta. Ili možete filtrirati listu tako da se vide npr. samo oni koji kasne više od 15 dana. Ili možete napraviti izvedenu tabelu sa pregledom broja dana kašnjenja...

Ovako bih mogao da nabrajam još dugo, a to može i svaki iole iskusniji korisnik Excela. Krajnja pouka mog predloga je u tome da osnovne podatke možete lako da održavate: novog klijenta ćete dopisati na dno liste, a neželjenog ćete ukloniti brisanjem reda na radnom listu. Datume plaćanja ćete ažurirati ručno ili možda povezivanjem iz neke baze podataka (kada bi, zapravo, prestala potreba za ručnim održavanjem spiska). Malo znanja, malo mašte - i poslove poput ovog ćete završavati veoma brzo; zbog toga spreadsheet programi i postoje.