Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Grupisanje u izvedenoj tabeli

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Koleginica koja se potpisala samo kao Nataša piše: "Imam tabelu u Excelu sa velikim brojem podataka. Jedna kolona sadrži polje Rok isporuke. Od mene se traži da napravim pivot tabelu gde je glavni kriterijum datum u tom polju. Problem je sledeći: u pregledu treba da izbijem dan iz datuma, tako da izvedena tabela sadrži pregled po mesecima. Znači i 15.04.2006. i 23.04.2006. treba da uđu u april 2006; u protivnom, tabela će biti prevelika i ne baš pregledna. Našla sam neka prelazna rešenja tako što sam uvela nove kolone u kojima se nalaze formule poput =MONTH(A1) i =YEAR(A1), pa pravim izveštaj po godini i broju meseca, ali to nije to..."

Kada je datumski sadržaj nosilac jedne dimenzije u izvedenoj tabeli, zaista je moguće da dobijete preveliku izvedenu (pivot) tabelu. Podaci iz istog datuma će biti sabrani, ali opšti slučaj kaže da takve polazne tabele sadrže mnogo različitih datuma, pa se ne postiže suština izvedene tabele, koja nalaže da podaci budu sažeti na mali prostor. Srećom, ovaj problem je moguće rešiti mnogo lakše nego što vam se čini, zahvaljujući mogućnosti uređenja ključnih polja grupisanjem sadržaja po datumu. Nije potrebno da dodajete išta u polaznu tabelu!

Kada napravite izvedenu tabelu, kliknite desnim tasterom miša na zaglavlje Rok isporuke da biste otvorili kontekstni meni. Kliknite na komandu Group and Show Detail (Grupiši i prikaži detalje); u sledećem nivou menija, odaberite komandu Group (Grupiši). U dijalogu Grouping (Grupisanje) uočićete elemente po kojima treba grupisati datume: odaberite Months i Years (tj. Mesecima i Godinama). Zašto baš ovako: ako imate podatke kroz više godina, pa odaberete samo mesece, desiće se da se meseci istog imena iz različitih godina saberu na gomilu, što sasvim sigurno nije ono što biste hteli da dobijete. Postavljanje dva nivoa grupisanja će završiti vrlo preglednom izvedenom tabelom u kojoj postoje dve kolone grupa.

I to nije sve! Kada grupišete sadržaje, postoji jedan trik koji promiče mnogima - izvedena tabela je "živa". Kliknite dvaput na podatak u nadređenoj grupi (na broj koji označava godinu): svi detaljni podaci po mesecima će odmah biti sažeti i privremeno nevidljivi, a podatak koji čini zbir ili prebrojavanje će se odnositi na celu grupu. Ponovni dupli klik na podatak će opet učiniti detalje u podređenoj grupi vidljivim. I naravno, nemojte zaboraviti da podrazumevane opcije izvedene tabele čuvaju detaljne podatke u pozadini, pa omogućuju njihov posredni pregled. Kada dvaput kliknete na neki detaljni numerički podatak, Excel će formirati novi radni list i na njega će preneti kopiju svih podataka iz polazne tabele koji čine zbir na koji ste upravo dvaput kliknuli.