Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Filtriranje po više uslova

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Pre izvesnog vremena, postavljeno mi je ovakvo pitanje: kako je u Excelu najbolje izvesti pretraživanje po imenu i prezimenu koji se nalaze u zasebnim kolonama liste? Kolega napominje da nije problem da nađe podatak po jednom ili drugom kriterijumu, ali lista je velika, pa je taj način pregleda spor. Rešenje je jednostavnije nego što se u prvi mah čini!

Odgovor na ovo pitanje se svodi na izbor jedne od dve varijante filtriranja u Excelu. Ako je vaša lista uredna, tj. ima zaglavlje i neprekidna je, pokušajte tako što ćete postaviti automatski filter: postavite se u zaglavlje liste, pa odaberite komandu Data / Filter / AutoFilter (Podaci / Filter / Automatski filter). Kada se pojave padajuće liste u zaglavljima, postavite filter po imenu, a onda po prezimenu. Zapravo, koliko god filtera da dodajete, time ćete faktički proširivati "upit" sadržaju liste, tako da vidite samo one redove koji zadovoljavaju sve postavljene kriterijume. Obratite pažnju da će strelice u filtriranim kolonama biti obojene u plavo, čime ćete znati šta je sve uključeno. Da biste uklonili jedan kriterijum, u padajućoj listi odaberite opciju (All), tj. (sve); ako hoćete brzo da otvorite ceo sadržaj, u meniju Data / Filter upotrebite komandu Show All ili, prosto, ukinite automatsko filtriranje. Možete se poigrati i složenijim kriterijumima u dodatnom dijalogu (Custom); prepuštam vam da sami iskušate te mogućnosti.

Nešto složeniji za pripremu, ali definitivno udobniji za primenu, jeste napredni filter. Ključ upotrebe ovog filtera je pripremna tabela koju treba da naučite da interpretirate; možda će isprva zvučati teže nego što zapravo jeste, ali svakako probajte, jer možete postići više. Predlažem vam da napravite malu listu sa kolonama Ime i Prezime, a zatim pripremite dve prazne tabele koje izgledaju kao na slici u prilogu. Neka te tabele budu negde u redovima iznad liste; ako je potrebno, ubacite nekoliko praznih redova iznad liste.

Struktura tabele za filtriranje je ovakva: u prvom redu stoje tačne oznake zaglavlja liste; možete definisati onoliko kolona koliko vam je potrebno, a kasnije ćete čak moći menjati imena zaglavlja. Počev od drugog reda, pa onoliko koliko ih bude potrebno, prostor služi za upis vrednosti kriterijuma. Ako u svakom redu postoji samo jedna, bilo koja vrednost (prve dve tabele na slici), to čitajte kao ime je Pera ILI prezime je Mikić i ime je Laza ILI ime je Toma. Ako u jednom redu postoji više kriterijuma, to se čita kao ime je Sima I prezime je Simić (desna tabela). Možete zadati i džokere, poput Pe* ili *ić. Moguće su i kombinacije u više redova, poput (ime je Sima I prezime je p*) ILI (ime je Steva). Ako koristite numeričke kriterijume, unesite tačni broj ili upit poput >0 ili <1000. Sad sami zamislite koliko je kombinacija moguće izvesti na ovaj način - tako nešto pomoću automatskog filtera možete izvesti, ali je mnogo teže!

Da biste angažovali napredni filter, pozovite dijalog komandom Data / Filter / Advanced Filter (Podaci / Filter / Napredni filter). Prvi izbor u dijalogu znači još jednu prednost naprednog filtera: odaberite da li ćete filtrirati na licu mesta, poput automatskog filtriranja, ili ćete rezultat kopirati negde drugde. Potom morate zadati opseg liste; mali trik: budite unutar liste kad god budete pozivali ovaj dijalog! Zatim zadajte opseg kriterijuma, tj. adresu tabele koju ste pripremili kao polazište za upit. Konačno, ako su mogući duplikati u listi, ovo je prilika da ih eliminišete uključenjem polja za potvrdu Unique records only (Samo jedinstveni zapisi). Na kraju potvrdite unos i lista će biti odmah filtrirana.

Da biste promenili uslov pretraživanja, promenite sadržaj u tabeli kriterijuma, opet pozovite komandu menija, potvrdite to i novi rezultat će se videti odmah. Da biste uklonili rad filtera, odaberite opet komandu Show All (Prikaži sve). Nažalost, sve to morate raditi ručno; da bi se dostigla automatika, treba malo programiranja, ali o tome ćemo pričati drugi put.

Već ste primetili: u toku postupka, možete odlučiti da se filtriranje izvede na licu mesta, klasičnim sakrivanjem redova liste koji ne zadovoljavaju kriterijum, ali postoji mogućnost i da rezultujuće podatke postavite na novo mesto. Ako se odlučite za drugu opciju, na raspolaganju je isključivo prostor na istom radnom listu, što nije baš udobno. Ovo ograničenje ipak možete izbeći jednim trikom: neka u trenutku poziva dijaloga Advanced Filter (Napredni filter) bude aktivan drugi radni list na kome se nalazi samo tabela kriterijuma, a prilikom popune dijaloga referencirajte listu koja se nalazi na drugom radnom listu.

Ako želite da iskopirate samo filtrirane podatke direktno iz liste, obeležite celu listu (Ctrl+*), pa u dijalogu Edit / Go To / Special (Uređivanje / Idi na / Specijalno) označite opciju Visible cells only (Samo vidljive ćelije); sada iskopirajte vidljivi deo liste (Ctrl+C), pa ga prenesite na drugo mesto (Ctrl+V).