Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Dodatak pri filtriranju

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Uređena lista u predstavlja polazište za mnoge napredne alatke u Excelu. Budete li poštovali nekoliko jednostavnih pravila, vratiće vam se višestruko, pogotovo ako želite da analizirate filtrirane sadržaje.

Lista treba da bude uređena tako da se u prvom redu nalaze opisana imena sadržaja kolona, a u svakom sledećem redu se nalaze podaci koji odgovaraju opisu. Očekuje se da jedna kolona sadrži podatke istog tipa (tekst, broj, datum, itd.), a poželjno je da numerički podaci budu jednoznačno formatirani, kako biste se lakše snašli u čitanju. Lista se završava praznim redom. Preporučujem vam da na radnom listu ne držite nikakve druge podatke; a ako baš morate, pobrinite se da oko uređene liste postoji bar po jedna prazna kolona i barem nekoliko praznih redova ispod nje.

Rečnikom baza podataka, lista predstavlja prostu tabelu baze, gde redovi predstavljaju slogove, a imena u zaglavlju su imena polja. Svakako, ovo nije toliko striktna struktura, ali je potrebna i dovoljna da biste izveli razne operacije. Jedna od moćnih alatki nad listom je automatsko filtriranje (komanda Data / Filter / AutoFilter), koju ćete uključiti dok je aktivna bilo koja ćelija liste. U tom času, pojaviće se strelice na desnoj strani svake ćelije zaglavlja. One otvaraju padajuće liste za izbor kriterijuma filtriranja; možete uključiti kriterijume u više kolona, pa tako faktički postavljate upite nad sadržajem, jer će redovi koji ne zadovoljavaju filter biti privremeno sakriveni.

Postoji jedan mali nedostatak u proceduri filtriranja: sakriveni sadržaj je i dalje prisutan, pa ako ste uključili neko sabiranje ili ma kakvu funkciju koja se odnosi na članove liste, podatak će se i dalje odnositi na ukupan, a ne na filtriran sadržaj. No, ovome ima leka, jednim krajnje jednostavnim trikom za koji nisam znao dok me na njega nije upozorio kolega Slobodan Ljubišić (naš dežurni Windows guru; Zloba i ja "čuvamo strah" jedan drugom na poljima ekspertize).

Da biste napravili interakciju između filtriranog sadržaja i neke formule koja se odnosi samo na vidljivi deo, potrebno je napraviti indikator vidljivosti. Ne postoji nikakva logička funkcija koja bi se zvala ISHIDDEN ili slično, ali zato jedna neočekivana posledica funkcije SUBTOTAL rešava stvar; reč je o rezervisanom obliku funkcije koji se koristi u nekim posebnim alatima, pa nije baš očigledna takva upotreba. Na svoju listu dodajte još jednu kolonu; nazovite je, recimo, "indikator". Pretpostavimo da je prvi red podataka u drugom redu radnog lista (prvi red sadrži imena kolona); unesite

=SUBTOTAL(3;A2)

i kao rezultat pojaviće se broj 1. Iskopirajte formulu do kraja liste; to ćete najbrže učiniti duplim klikom na ručicu za popunu (fill handle), mali crni kvadratić u donjem desnom uglu ćelije. Sad ste spremni za drugu fazu - pripremu aktivnih formula.

Trik sa napravljenim indikatorom je u tome što kada se primeni filter, a neki redovi se sakriju, vrednost formule postaje nula; samo vidljivi redovi sadrže jedinicu i to ćemo iskoristiti za aktivnu formulu. Pretpostavimo da se ova lista završava u redu 100, da želimo da vidimo zbir vidljivih ćelija u koloni C, a indikator se nalazi u koloni D. Formula koja će sabrati vidljive brojeve glasi:

=SUMIF(D2:D100;1;C2:C100)

Tumačenje ove formule je lako: za sve ćelije u opsegu D2:D100 koje sadrže broj 1, saberi odgovarajuće ćelije u opsegu C2:C100. Slično može poslužiti i funkcija COUNTIF, koja prebrojava sadržaj po datom tekstualnom kriterijumu.