Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Simultano editovanje

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Ponekad zahtev za brzim rezultatom obrade zahteva i pomoć nekog vašeg kolege. Excel vam dopušta simultani rad više korisnika u istoj radnoj svesci, pa zašto ga ne biste iskoristili...

Pomalo je iznenađujuće koliko se malo koriste mogućnosti grupnog rada u Excelu. Nije reč samo o tome da je moguće uspostaviti redosled radnji koje više korisnika sprovodi nad jednom radnom sveskom, nego se promene u njoj mogu izvoditi i simultano, uz kontrolu kolizije. Prednost u ovom pristupu je očigledna, jer se može uštedeti značajno vreme u čekanju da neko završi svoj deo posla kako bi drugi korisnik mogao da ga nastavi. Istina, ovde nije obezbeđena onakva interaktivnost kakvu imaju prave baze podataka u režimu višekorisničkog rada, pa to može malo da zbuni manje iskusne korisnike, ali za može dobro poslužiti za potrebe brzog unosa podataka u razne matične tabele.

Da biste dozvolili deljenje radne sveske, otvorite dijalog Tools/Share Workbook, pa na listu Editing uključite opciju Allow changes by more than one user at the same time. Tog trenutka, u naslovnoj liniji na vrhu prozora desno od imena datoteke radne sveske pojaviće se oznaka [Shared], koja označava mogućnost simultanog rada.

Na listu Advanced nalaze se opcije podešavanja, među kojima su neke prilično važne za scenario deljenja resursa. Prva opcija Track Changes je interesantna u opštem slučaju, kada je potrebno ispratiti istoriju promena u zadatom periodu i nije neophodna za simultani rad, mada je poželjna ako treba uloviti neku raniju grešku.

U grupi Update changes nalaze se dve opcije vida ažuriranja. Prva od njih osvežava promene pri snimanju radne sveske; druga opcija nalaže osvežavanje i pregled tuđih promena u zadatom intervalu, uz varijantu prethodnog snimanja sopstvenih promena. Jedini problem je u relativno dugom intervalu, koji minimalno iznosi pet minuta; u manjim radnim grupama to može biti predugo, dok u opštem slučaju takav interval štedi mrežne resurse.

Važan detalj u simultanom grupnom radu je sinhronizacija promena, koja je ovde zaštićena mehanizmom za rešavanje konflikta. Ne očekujte da će se tuđe promene videti "iz čista mira", nego ćete ih zapaziti tek pri sledećem snimanju radne sveske. Tada će biti zabeležene sve vaše promene i sve tuđe koje su drugi snimili ili koje su pristigle u poslednjem intervalu ažuriranja. Ukoliko ste i vi i vaš kolega promenili sadržaj istih ćelija, o tome koji sadržaj ostaje odlučiće prethodno podešavanje Conflicting changes between users u dijalogu za podešavanje opcija deljenja radne sveske. Preporučujemo da uključite prvu opciju Ask me which changes win, kada nastupa alatka Resolve Conflict, gde ćete u dijalogu videti i svoju i tuđu promenu i gde ćete morati da odlučite koju da prihvatite. Druga opcija arbitrira konflikt prema vremenu snimanja: "pobediće" onaj podatak koji je pre snimljen.