Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Lakše do izvedenih tabela

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Ako intenzivno radite sa izvedenim tabelama, vrlo je verovatno da u nekoj radnoj svesci držite više varijanti izvedenih podataka neke polazne liste. U tom slučaju nepažnjom reskirate preveliko opterećenje radne sveske i pad performansi.

Izvedene (pivot) tabele su jedan od najkvalitetnijih alata u Excelu. Izrada izvedene tabele je prosta, a rezultat je pregledni sadržaj koji će sažeto predstaviti čak i vrlo nepregledne izvorne liste. Ne postoji nikakav problem da neku veliku i složenu strukturu predstavite u suženom obliku u više izvedenih tabela, organizujući ih na posebnim radnim listovima. Ali, ovde se krije jedna zamka: primena ovog alata podrazumeva da se reference na polazne podatke keširaju, tj. " čuvaju ispod haube" na svakom radnom listu na kome se izvedena tabela nalazi. Ukoliko je polazna lista velika i nalazi se u radnoj svesci, to će praktično značiti udvostručavanje prostora za iste podatke; napravite pet izvedenih tabela i datoteka radne sveske će se vrlo neprijatno uvećati. Ako radite na računaru čije performanse nisu optimalne, zauzećem memorije usporićete svoj rad preko svake mere.

Keširanje je podrazumevano iz dva razloga: najpre, tako se obezbeđuje veća brzina osvežavanja ukoliko dođe do neke promene u polaznim podacima. Drugi, ozbiljniji razlog je održavanje derivata podataka iz OLAP struktura i drugih spoljnih izvora, kako bi izvedena tabela bila funkcionalna ako ne postoji stalna veza ka serveru. Ukoliko nemate potrebe za takvim radom, olakšajte veličinu radne sveske: prilikom izrade izvedene tabele otvorite dijalog Options (taster ćete pronaći u jednom od dijaloga "čarobnjaka") i tamo isključite opciju Save data with table layout. Ukoliko je izvedena tabela već napravljena, parametar možete naknadno isključiti, a dijalogu Table Options ćete pristupiti desnim klikom na prostor tabele. Međutim, u ovom potonjem slučaju se javlja problem zaostalih struktura u radnoj svesci, pa datoteka neće biti idealno smanjena. Umesto toga, najbolje je da najpre napravite kopiju datoteke ciljne radne sveske, potom da u njoj obrišete sve stranice sa izvedenim tabelama i konačno formirate nove instance izvedenih tabela, ovaj put bez očuvanja veze sa polaznom listom.