Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Povezivanje Accessa i Excela

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Preko preče, naokolo bliže: pokazuje se da neke "očigledne" metode povezivanja podataka između dva programa ne rade uvek baš kako bismo želeli. Pa, ima li pametnijeg rešenja? U slučaju uvoza podataka iz Accessa u Excel svakako ima!

Dinamičko povezivanje podataka između Accessa i Excela može da izazove određene probleme, pogotovo ako zbog žurbe postanete nepažljivi i ne primetite da veza ne funkcioniše kako valja. Naime, Access ne podržava osvežavanje DDE linkova sa Excelom; takođe, struktura povezanih podataka u radnom listu Excela se ponaša kao niz, što fiksira dimenzije povezane tabele i sprečava naknadne promene strukture veze. Pokušajte test: otvorite neku bazu u Accessu, pa odaberite neku manju tabelu i pritisnite CTRL+C; locirajte se na radni list Excela, pa u dijalogu Edit/Paste Special odaberite opciju Paste Link. Cela tabela će biti preneta, a svako polje će se u liniji za editovanje formula videti kao npr.

{=MSAccess|'BAZA.MDB;Table Podaci'!All}

(tabela Podaci Access baze BAZA.MDB).

Ova veza može da opstane na duge staze isključivo ukoliko se ne bude menjao broj slogova ili polja tabele. Nijedna buduća promena takve vrste neće se reflektovati na povezani sadržaj u Excelu, nego bi povezivanje moralo da se izvede ispočetka. Osim toga, postoje samo dva načina da se podaci na radnom listu osveže: pri otvaranju radne sveske i komandom Update Now dijaloga Edit/Links. Jednom rečju, prebrzo izveden posao može da rezultuje većom štetom nego dobitkom, ukoliko ne pazite na ispravnost podataka.

Zbog toga, najbolje bi bilo da zaboravite na ovaj vid povezivanja podataka između Accessa i Excela: poslužite se direktnim dinamičkim upitom iz baze, koji ćete formirati u Excelu bez potrebe da otvarate samu bazu i da razmišljate o tako banalnim problemima kao što je ispravnost i celokupnost podataka preuzete tabele.

Otvorite u Excelu dijalog Data/Get External Data/New Database Query, pa na listu Create New Data Source definišite novo ime izvora, lokaciju baze i tabelu ili upit odakle će podaci biti preuzeti. Prođite kroz korake Query Wizarda i na kraju će se podaci naći u ranom listu. Ako želite da i na drugim mestima upotrebite isti upit iz baze, snimite ga u poslednjem koraku čarobnjaka. Aktivirajte bilo koju ćeliju ciljnog bloka, pa u dijalogu Data/Get External Data/Data Range Properties definišite sve detalje ponašanja veze; najvažniji parametar je interval osvežavanja, a optimalnu vrednost odaberite prema očekivanoj dinamici promena u bazi i prema količini prenetih podataka. Podaci se mogu osvežiti i "nasilno", primenom komande Refresh Data.

Dinamički upiti iz raznih izvora ka radnom listu Excela su izvedeni na mnogo kvalitetniji i pouzdaniji način nego DDE, pa vam preporučujem da ispitate mogućnosti ove baterije. Proverite zanimljive mogućnosti povezivanja tabele iz HTML stranice na Webu (izvanredno rešen alat!) i podataka iz proste tekstualne datoteke.