Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Dospeće čekova

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Ako ste mislili da je za izradu korisne strukture u Excelu potrebno veliko znanje, grdno ste se prevarili...

Kolega Božidar Dimitrijević je poželeo da napravi evidenciju izdatih čekova, i to tako da se čekovi upisuju na dan kada su izdati, a da se vidi koji iznos još nije dospeo na naplatu. Ovo se može jednostavno organizovati u Excelu: funkcija SUMIF sabira vrednosti prema zadatom kriterijumu čak i kada slogovi u listi nisu sortirani. Budući da ovaj primer može zanimati mnoge, objasniću vam kako da sami formirate rešenje.

Napravite listu sa tri polja: broj čeka, datum dospeća, iznos; pretpostavimo da se lista trenutno nalazi na poziciji A3:C10 (uključujući zaglavlje liste). Kada kupite robu na više čekova, unesite podatke istoga dana. Posle nekog vremena, lista će izgledati kao na slici. U ćelije E2 i E3 unesite labele dospelo: i nije dospelo:, a u F2 i F3 unesite formule

=SUMIF(B4:B11;"<="&TODAY();C4:C11)

=SUMIF(B4:B11;">"&TODAY();C4:C11)

U principu, to je sve! Obratite pažnju na jedan detalj: iako se podaci (bez zaglavlja) nalaze u redovima 4:10, u formulama je naveden i red niže. Zašto? Ovo je stari trik iskusnih korisnika Excela: kada bude potrebno dodati novi podatak, treba se postaviti u prvi prazan red ispod liste i ubaciti red komandom Insert/Rows. Sve formule će automatski promeniti referencu tako da prihvate novi podatak, što je mnogo lakše nego da se svaki put prepravljaju formule. Postoji i jedan manevar sa imenovanim poljima koji ovo olakšava još više, ali ćemo ga ostaviti za neki drugi put. Excel 2000 će biti u stanju da sam promeni referencu da bi prihvatio dodatne podatke u listi, ali dok ne savladate detalje primene, upamtite ovaj trik.

Ako koristimo Excel 97, hajde da učinimo i nešto više: obojimo podatke o nedospelim čekovima crvenim i boldovanim fontom.

Označićemo blok B4:B11 i otvoriti dijalog Format/Conditional Formatting. Izaberimo "Cell Value Is" i "greater than or equal to", a u treće polje unesimo formulu =TODAY(). Otvorimo dijalog Format i izaberimo crvenu boju i bold; potvrdimo unos. Sad označimo blok C4:C11 (vukući mišem nadole - neka C4 ostane označeno polje u bloku); u dijalogu za uslovno formatiranje odaberimo opciju "Formula Is", a u polje unesimo =B4>=TODAY(). Opet ćemo formatirati font u crveno i bold, pa potvrditi unos. Neka vas ne začudi što je u formuli navedena samo prva ćelija kolone uslova: cela kolona će biti ispravno formatirana. IntelliSense tehnologija će se pobrinuti da svaka ćelija u bloku dobije svoj par.