Microsoft Office Access
uređuje Branislav Mihaljev, MVP

Slanje jedne strane izveštaja e-mailom

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Jedno od pitanja koja povremeno upućujete se odnosi na slanje
e-mailom samo jedne strane izveštaja koji ima više strana. Ima nekoliko tehnika za to, ali izgleda da ne postoji ona koju možemo nazvati "idealnom".

Kroz dijalog File/Export, izveštaj se može snimiti u Snapshot formatu, tako da korisnik koji nema instaliran Access može videti izveštaj upravo onako kako izgleda u samom Accessu. Programski se procedura može automatizovati korišćenjem metode OutputTo, snimanjem izveštaja u formatu *.snp. Ukoliko u izveštaj nisu uključene slike, Snapshot format zauzima zaista malo mesta, ali je razumljivo nepraktičan kada npr. od par stotina strana samo nekoliko njih nosi potrebne informacije.

U Accessu postoji najmanje tri rešenja za svaki problem, ali ovaj put nisam uspeo da nađem zadovoljavajuće rešenje koje bi bilo u okviru samog programa. Zadržavajući se u okviru Accessa, "nepraktično" rešenje je da se kreira upit za onaj deo podataka koji treba da se pošalje, a potom da se primenjivanjem odgovorajućih kriterijuma nad upitom izdvoje samo potrebne stranice. Ovaj metod je dobar jer zadržava format izveštaja. Kada su bitne samo informacije ali ne i format može se pribeći drugom metodu TransferText koji će izdvojiti samo podatke iz izveštaja (slično kao štampa na Generic / Text only štampač čiji se izlaz prosleđuje u datoteku).

Praktično rešenje je korišćenje *.pdf formata, štampanjem kroz Adobe Distiller ili kroz neki drugi program čiji je izlaz u formatu *.pdf. Ovaj format je dobar jer gotovo savršeno čuva igled izveštaja i može se videti na više različith platformi. Za razliku od Snapshot formata, čitač *.pdf formata (Adobe Acrobat Reader) ne zavisi od verzije Accessa u kojoj je izveštaj kreiran i potpuno je besplatan.