Microsoft Office Access
uređuje Branislav Mihaljev, MVP

Saveti za efikasan rad

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Access je, reklo bi se, složen za upotrebu. Zapravo, samo je potrebno poštovati preporuke, a ostalo je stvar iskustva.

Kreiranje Access aplikacije može biti lako, ali i neugledno i korisniku naporno za rad. Pre svega treba dobro postaviti osnovu - podeliti similarne podatke u zasebne tabele i njih povezati. Pri ovome koristite tačno definisana i određena polja (npr. za datum stavite polje Date/Time umesto polja 'Text' odgovarajuće dužine). Čarobnjake možete iskoristiti tek da Access postavi potrebna polja na formu ili izveštaj, na vama je da posle toga "dovedete stvari u red".

Podatke postavite u zasebne tabele. Ukoliko niste sigurni koliko tabela treba da bude i koji će se podaci nalazi u kojoj, dodelite podatak "događaju". Recimo: NabavkaDatum, NabavkaRobaBroj, NabavkaRobaTip, NabavkaKoličina, KupacBroj, KupacNaziv, KupacTelefon, IsporukaBroj, IsporukaKupacBroj, IsporukaDatum, IsporukaRobaBroj, IsporukaKoličina itd. Na ovaj način je odmah jasno da je potrebno kreirati tri tabele. Prednosti ovakve organizacije su razne: podaci se ne dupliraju, greške u unosu su praktično izbegnute, a sama aplikacija radi mnogo brže.

Kada imate ovakvu, stabilnu osnovu - dobro definisane tabele i međusobno povezane, stvari brzo dolaze na svoje mesto, bez nepotrebnog gubljenja vremena na kasnije ispravke. Neki od sledećih saveta pomoći u tome da vaša aplikacija razvijena u Accessu izgleda bolje.

Pri kreiranju upita (query design) gde je potrebno iz jedne tabele staviti sva polja u tabelu upita, dva puta kliknite na naslov tabele (caption) i sva polja će biti selektovana. Ostaje samo da ih prevuče dole u tabelu upita. Obratite pažnju na zvezdicu koja predstavlja sva polja tabele i može se preneti u tabelu upita, ali se nad tim poljem ne mogu vršiti proračuni.

Osobine forme ili izveštaja se mogu menjati kada se klikne na kvadratić u gornjem levom uglu lenjira.

Osobine grupe objekata se mogu menjati odjednom kada se klikne na prvi, pa uz pritisnut Shift klikne i na ostale za koje se želi promeniti neka osobina.

Jedna forma (maska) se može u drugu postaviti kao pod-forma jednostavnim prevlačenjem iz liste formi (u dizajn-pogledu).

Da bi se kreirala pseudo grupa da/ne kontrola na formi, postavite pravougaonik (rectangle) na formi i u njega postavite da/ne kontrole (checkboxes).

Cycle properties postavite na No ako ne želite da korisnik pritiskanjem tastera Tab doda novi zapis u tabelu.

Na dizajnu forme ili izveštaja, kontrolu možete precizno pomerati uz pritisnut taster Ctrl i strelicu za pravac, dok se veličina kontrole može precizno menjati uz pritisnut taster Shift i strelicu za pravac.

Ako vam Access da poruku "Query too Complex" verovatno je previše polja i proračuna postavljeno u dizajnu upita. Jedno od rešenja ove situacije bi bilo: pre dodavanja poslednje tabele u upit, formirajte upit sa svim ostalim tabelama koji rezultat upisuje u tabelu (Make Table query). Ovu, novokreiranu, tabelu zajedno sa poslednjom postavite u novi upit.

Ako treba napraviti izveštaj sličan formi koja već postoji, otvorite formu u dizajn-pogledu i snimite je kao (Save As...) izveštaj. Ostaje da uklonite kontrole koje se ne mogu prikazati u izveštaju.

Ukoliko je forma prevelika da stane na ekran, razmišljajte da je razdvojite na više strana, stavljajući svaku stranu na zaseban list (Tab control).

Umesto unosa datuma putem tastature, na formi se može postaviti pravi kalendar na kojem će korisnik birati datum mišem. Kalendar se dodaje na 'Insert' i 'ActiveX Control...'. "Čitanje" datuma sa kalendara se zatim vrši jednom linijom koda:

Me![txtBirthday] = Me![ocxCalendar]. Value

Aplikaciju sa ActiveX kontrolom testirajte na što više računara. Nije isključeno da na nekom drugom računaru neće raditi. Manjak dokumentacije za ove kontrole čini da vaša efikasna kontrola ne radi nigde sem kod vas. Npr: na postavljenom kalendaru za izbor datuma je zgodno da kalendar po učitavanju aplikacije pokazuje današnji datum. Znate li kako se to postavlja? Ovo je loše dokumentovano. Kalendar pamti samo vrednost koju ste u dizajn-pogledu eksplicitno zadali i takav ostaje do sledeće promene 'default' datuma.

Access prihvata razne načine unosa datuma: Prvi januar 2000. se može uneti kao: 1/1/00; 01/01/00; 01,01,00; 01.1.00, odnosno brojke datuma mogu biti odvojeni bilo kojim separatorom. Ukoliko je u dizajnu tabele za polje datum vrednost Input Mask postavljena na oblik 00/00/00 onda je dovoljno za isti datum otkucati 010100 bez separatora.

Ukoliko vam treba kontrola na formi ili izveštaju koja prikazuje podatke iz raznih izvora, kreirajte listbox kontrolu visine samo jedan red (mnogo brže nego da se koristi 'domain aggregate functions' - "d"-funkcije.

Greške u dizajnu se mogu vratiti na pređašnjo stanje sa 'Undo'. Obratite pažnju da svaku grešku morate odmah vratiti u pređašnje stanje, jer Access dozvoljava samo jedan Undo!

Aplikaciju podelite u dva dela: u jednoj bazi (mdb) se nalaze samo tabele, a u drugoj sve ostalo. Na ovaj način bazu sa tabelama (podacima) nikada ne dirate i uvek se nalazi na lokaciji korisnika; podatke ne morate da importujete i eksportujete; privatnost podataka je veća, a vi možete aplikaciju menjati ili razvijati menjajući sve ostalo: upite, forme, izveštaje, module... Prednost ovakve organizacije je u mrežnom okruženju - baza sa tabelama se nalazi na serveru, a zasebne aplikacije (maske za unos i izveštaji) se nalaze na radnim stanicama.

Koristite indekse nad poljima koja se pretražuju. Na ovaj način će sama pretraga biti brža.

Pređite na VBA i naučite ga. Od Accessa 97 se sve može uraditi iz VBA, dok sa prethodnim verzijama se mora baratiti sa makroima pošto su neke funkcije bile dostupne samo iz makroa.

Koristite što kraće nazive bez razmaka u njima. Korišćenjem razmaka pri kasnijem definisanju operacija morate koristi navodnike, a to zahteva više kucanja i veću mogućnost grešaka (primer: '" & Ime & "'...) što često može dovesti do toga da neki upit ne radi. Razmaci i ostali znaci (izuzev "_" ) se mogu koristiti ali obratite pažnju pri ukucavanju u VBA tih naziva.

Koristite uglaste zagrade [] i navodnike gde je potrebno. Jednostavnije je ovo izbeći korišnjem slova i brojeva A-Z, a-z, 0-9 i ako je potreban razmak, znak za podvučeno ( _ ) - underscore. Ukoliko dođete u situaciju da podatke eksportujete u, recimo, dbf format jasno će vam biti prednost ovakvog definisanja imena.

Testirajte aplikaciju i predvidite sve greške. Neke greške je dobro zanemariti: korisnik pritisne dugme za izveštaj koje je ograničeno datumima i pri unosu datuma se predomisli i pritisne Cancel - Access prijavljuje grešku. Ovu grešku je nepotrebno prijavljivati (On Error Resume Next), dok neke greške je zgodno presresti i uputiti poruku na srpskom jeziku (On Error GoTo Greska; i kasnije Greska:)

Jednostavne, neblješteće boje, u ograničenom broju su efikasnije od sjajnog i blještećeg izgleda aplikacije. Nikoga nećete fascinirati ako budete isprobavali svoje dizajnerske sklonosti usred poslovne aplikacije.

Ukoliko imate više velikih formi koje se naizmenično otvaraju i zatvaraju, učitajte sve forme po startu aplikacije i zatim menjanjem parametra Visible prikazujte ih i sakrivajte. Brzina rada je mnogo veća, a rad sa diskom mnogo manji.

Osobine forme se mogu menjati na dva načina: pr.

'me.visible = false'

ili

'me![forms]![IDKupac].visible = false'

U čemu je razlika? Osobina kontrole odvojena tačkama se koristi kada se podrazumeva forma u fokusu, dok se osobina kontrole odvojena znacima uzvika koristi za bilo koju učitanu formu. Na primer, otvaranje izveštaja za pregled sa filterom na neku kontrolu sa forme bi glasila ovako:

DoCmd.OpenReport "Izveštaj", acViewPreview, , "[zemlja]=Forms![zemlje]![zemlja]"